Suite à l’apparition de nouvelles cultures managériales et l’émergence de nouveaux outils liées au numérique, une nouvelle manière de travailler s’installe au sein des organisations : le travail en mode gestion de projet. Si cette approche misant sur la transversalité, la flexibilité et la responsabilisation semble abordable dans un premier temps, elle se révèle plus complexe et subtile qu’il n’y parait et cette nouvelle forme de travail dynamique doit répondre à certaines règles pour être couronnée de succès.
Gestion de projet : un objectif à atteindre
A la différence des tâches quotidiennes qui sont liées à la fonction et qui durent dans le temps, les projets sont apriori uniques et définis dans le temps. Le but de l’approche « gestion de projet » est de mobiliser les bonnes ressources au bon moment pour réaliser un ensemble d’actions afin d’atteindre un objectif précis dans un délai déterminé. Cette manière de travailler permet d’optimiser les ressources ou de les mobiliser ponctuellement dans des processus et des domaines divers. Mais une méthode s’impose pour optimiser l’apport des ressources lorsque l’on fait appel à elles et des outils existent pour contrôler le projet, avant pendant et après son exécution. Les formations en gestion de projet vous permettront aussi de pouvoir arbitrer lorsque des choix devront parfois s’opérer entre la qualité, la portée, les ressources et le temps à consacrer au projet en définissant des variables d’ajustement.
Des avantages, si la méthode est bonne
Travailler en « mode projet », apporte énormément d’avantages : optimisation des ressources, visualisation de l’avancement du projet, implication des équipes, la fin du travail en silo menant à un partage entre collaborateurs favorisant le transfert de compétence… La gestion de projet n’est en rien de l’improvisation, les méthodologies que vous maîtrisez grâce aux formations ABILWAYS Luxembourg garantiront le succès de chaque étape de vos prochains projets. Car en effet, un projet, quel qu’il soit se gère en plusieurs phases.
Les fondations du projet
En amont, la phase de cadrage peut à elle seule déterminer si le projet sera (ou pas) mené à bien; elle pose les bases, les fondations de tout le processus qui suit. En plus de définir les enjeux, c’est à ce moment que plusieurs questions doivent être abordées : quel est l’objectif du projet ? Quelles sont les ressources allouées ? De quel délai disposons-nous ? Le chef de projet doit définir clairement avec le commanditaire les attentes et objectifs liés au projet. En plus de vous aider à lire un cahier de charge, les formations en gestion de projet vous aideront à dépasser celui-ci en posant les bonnes questions afin d’éclaircir les zones d’ombre qui pourraient entraver la réussite du projet.
Savoir s’entourer
Une fois que le chef de projet sait ce qu’on attend de lui, il peut composer son équipe et identifier toutes les parties prenantes internes ou externes à l’organisation qui contribueront de près ou de loin au projet. Quand les interlocuteurs définis, le chef de projet devra leur indiquer clairement leur rôle, le degré d’implication de chacun et quand ils devront intervenir. Puisque l’équipe projet est transversale, le chef de projet n’a parfois pas de lien hiérarchique avec son équipe. C’est pourquoi, nos formations en gestion de projet accordent une importance particulière au développement des qualités de leadership du futur chef de projet pour fédérer autour celui et ainsi mener à bien le projet.
Suivre un plan
Lorsque le chef de projet connaît son objectif et son équipe, la question de choisir la bonne voie se pose. Vous découvrirez donc, grâce aux formations en gestion de projet , tous les outils pour pouvoir construire votre roadmap et planifier toutes les étapes sur une ligne du temps. Pour chaque action planifiée, vous apprendrez comment définir le temps et évaluer les ressources à y consacrer. L’élaboration du rétroplanning permettra, par exemple, de séquencer les actions à mener dans un ordre logique ou de manière parallèle. Les outils modernes comme PERT, GANTT vous aideront à avoir une vue claire de l’avancement de votre projet. Planifier permet également d’anticiper : le besoin de ressources (temps, budget, personnel…) mais également les risques. Grâce à une bonne planification le chef de projet pourra se préparer en amont et préparer sa réponse face aux risques financiers, juridiques, humains, organisationnels… La planification permettra de contourner le problème potentiel, de le traiter ou d’en minimiser l’impact sur le projet. Grâce à ces outils, vous pourrez monitorer différents KPI’s pour organiser votre pilotage de projet et votre communication envers les équipes.
Une communication adaptée
Comme souvent dans une organisation le maître mot de la réussite est la communication : entre le commanditaire et le chef de projet, envers les parties prenantes mais aussi envers les équipes à qui il faut « vendre » le projet. En plus d’apprendre la négociation en mode projet, vous serez capable de le présenter auprès des différentes équipes touchées par celui-ci de manière à optimiser l’engagement des collaborateurs.
Clôturer le projet, plus qu’un simple SAV
Clôturer un projet dans les règles de l’art vous permettra d’évaluer rétrospectivement tous les événements auxquels vous aurez été confronté lors du projet : échecs, incidents, événements imprévus, réussites qui compilés sous la forme d’un rapport vous permettront d’optimiser vos futurs projets. Une bonne gestion de projet peut donc s’avérer vertueuse, mais elle répond à des règles que vous maitriserez grâce aux formations en gestion de projet de ABILWAYS Luxembourg.
