Assistant «. e » d'équipe projet
Seconder le chef de projet et son équipe avec efficacité
Régime de TVA communautaire applicable
L'assistante tient une place particulière dans une équipe projet. Les spécificités du mode projet l’amènent à assurer un rôle important pour lequel elle doit développer des compétences clés : mettre en place une planification rigoureuse, maîtriser la nature transversale du projet, savoir communiquer efficacement. L’assistante accompagnera alors son équipe vers la performance collective.
S'insérer dans l'équipe en développant une réelle valeur ajoutée
Acquérir les clés pour être force de proposition
Contribuer efficacement à la planification, au suivi de l'état d'avancement et à la gestion documentaire
Cerner les points clés de la gestion de projet
Comprendre les enjeux d'un projet : objectifs, coûts et délais
- Prendre en compte la nature transversale du mode projet
- Saisir les conséquences sur le mode de fonctionnement des projets
- Identifier les enjeux et les risques pour les différentes parties prenantes
Tenir compte de l'environnement organisationnel
- Identifier les différents métiers et projets : modèle interne hiérarchique, fonctionnel ou mixte
- Établir la relation du projet avec ses clients et ses fournisseurs ou sous-traitants
- Comprendre les comités, leurs rôles et les enjeux
Jeu de rôles : les responsabilités transversales, chef de projet et managers
Comprendre le fonctionnement d'un projet
- Connaître les principales phases d'un projet
- Définir les différentes activités : planification, production, suivi budgétaire…
- L'équipe projet et ses facteurs clés de succès : la position de l'assistante
Jeu de rôles : la collecte et le traitement des informations
Étude de cas : l'évaluation des risques d'un projet
Repérer les activités clés où l'assistante d'équipe projet tient un rôle essentiel
Planification, suivi et tableaux de bord
- Anticiper, récupérer, valider, consolider et analyser les informations
- Suivre le plan d'action
Exercice d'application : la construction du planning initial d'un projet et sa mise à jour
Communications interne et externe
- Établir et suivre un plan de communication
- Prendre en compte la communication informelle
Exercice d'application : plan de communication et restitution en groupe sur la base d'exemples de projets fournis
Gestion documentaire
- Gérer les différents documents : référentiels, cahier des charges, planning d'avancement, comptes-rendus, suivi budgétaire, procédures…
- Appliquer le processus de gestion associé
Comprendre et participer à la mise en place d'une bonne dynamique d'équipe
- Connaître les étapes de formation d'une équipe
- Identifier les leviers d'action
Maîtriser le rôle de l'assistante projet
- Se positionner
- Connaître ses responsabilités dans les activités clés
- Être efficace en tant qu'acteur transversal
Plan d'action personnel : formalisation et priorisation des actions à mettre en œuvre pour faire évoluer sa fonction d'assistante d'équipe projet
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
